Algemene Voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN C-VENTS EVENEMENTEN EN COMMUNICATIE

Artikel 1 Definities

1. C-vents Evenementen & Communicatie, gevestigd te Ammerstol, KvK-nummer 66617650, wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als opdrachtnemer.

2. De wederpartij wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als opdrachtgever.

3. Met de overeenkomst wordt bedoeld de overeenkomst van de opdracht op grond waarvan opdrachtnemer zich tegen betaling van honorarium en kosten jegens de opdrachtgever werkzaamheden voor opdrachtgever verricht en waarbij de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, facturen, werkzaamheden, overeenkomsten en levering van diensten en goederen door of namens de opdrachtnemer waarop zij deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

2. Van toepassing is steeds de laatst toegezonden versie van deze algemene voorwaarden.

3. De toepassing van de algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4. Deze algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op de door opdrachtnemer in het kader van de overeenkomst ingeschakelde derden, waaronder leveranciers.

5. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing.

Artikel 3 Offertes

1. Na een intake wordt een opdrachtbevestiging verzonden, waarna de overeenkomst tot stand komt.

2. Opdrachtnemer kan niet aan haar opdrachtbevestiging worden gehouden indien de opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat de bevestiging, of een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.

Artikel 4 Tarieven en betalingen

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.

2. Op de opdrachtbevestigin staat het uurtarief voor het project vermeld. Bijkomende kosten zoals reiskosten en drukkosten worden apart vermeld.

3. Het tarief wordt vastgesteld op grond van werkelijk bestede uren. Op de bevestiging zal een schatting worden gegeven van het aantal benodigde uren. Deze inschatting is gebaseerd op ervaring met soortgelijke projecten. Aan deze schatting kunnen geen rechten worden ontleend. Indien blijkt dat meer inspanning benodigd is zal dit tijdig aan opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Het uiteindelijk gefactureerde bedrag wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven van opdrachtnemer op basis van daadwerkelijk verbruikte uren.

4. Met acceptatie van de offerte ontstaat de verplichting tot betaling. Opdrachtnemer komt het recht toe een aanbetaling te verzoeken. Mits anders door partijen overeengekomen, wordt het overige deel van de uren tweewekelijks gefactureerd.

5. Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst op te schorten totdat de (volgende) betaling is voldaan.

6. Het is tevens mogelijk een strippenkaart aan te schaffen bij opdrachtnemer. Deze wordt geheel vooraf betaald, waarop annulering met restitutie niet mogelijk is. Strippenkaarten zijn tot zes maanden na aangifte geldig. Niet-gebruikte uren komen na deze termijn te vervallen zonder restitutie. 7. De bij het aangaan van de overeenkomst overeengekomen tarieven zijn gebaseerd op het op dat moment gehanteerde prijspeil. Opdrachtnemer heeft het recht de vergoedingen jaarlijks aan te passen.

Opdrachtnemer heeft tevens het recht de vergoedingen op enig moment, wanneer gewijzigde omstandigheden dit verlangen, aan te passen. Aangepaste tarieven worden zo spoedig mogelijk medegedeeld aan de opdrachtgever.

8. De kosten voor de inschakeling van derden komen voor rekening van de opdrachtgever en kunnen rechtstreeks door de derde partij worden gefactureerd aan opdrachtgever.

9. De opdrachtgever kan indien nodig een extra factuur ontvangen op basis van nacalculatie voor nog niet eerder gefactureerde kosten ontstaan door meerwerk.

10. Facturen dienen binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum betaald te zijn, tenzij partijen hierover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt of op de factuur een andere betaaltermijn vermeld is.

11. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en wettelijke rente verschuldigd. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de opdrachtgever in verzuim is tot aan het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.

12. Indien de opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de nakoming van zijn verplichtingen, komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de opdrachtgever.

13. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de opdrachtgever zijn de vorderingen van opdrachtnemer op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 5 Informatieverstrekking opdrachtgever

1. Opdrachtgever stelt alle informatie die voor de uitvoering van de opdracht relevant is tijdig beschikbaar aan opdrachtnemer.

2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn. Opdrachtnemer zal de gegevens vertrouwelijk behandelen.

3. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor elke schade die voortvloeit uit het niet voldoen aan het in het eerste lid van dit artikel gestelde.

4. Stelt opdrachtgever niet of niet tijdig de verlangde gegevens beschikbaar en loopt de uitvoering van de opdracht hierdoor vertraging op, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van opdrachtgever.

5. Indien opdrachtgever derden in wil schakelen, dient dit altijd te worden voorgedragen aan opdrachtnemer.

Artikel 6 Uitvoering van de overeenkomst

1. Opdrachtnemer voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit. Zij is niet aansprakelijk voor het niet bereiken van het resultaat dat opdrachtgever beoogde.

2. Indien opdrachtnemer tijdens uitvoering van de overeenkomst tegenwerking ondervindt door derde partijen, kan zij niet aansprakelijk worden gehouden door verminderde resultaten als gevolg hiervan.

Artikel 7 Wijziging en annulering

1. In het geval van onvoorziene omstandigheden heeft opdrachtnemer de mogelijkheid de werkzaamheden te onderbreken, verplaatsen of annuleren. Van onvoorziene omstandigheden is onder meer sprake in geval van ziekte van een van de medewerkers of omstandigheden die zich voordoen met betrekking tot materialen welke voor een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk zijn. Opdrachtnemer maakt een wijziging zoals bedoeld in dit lid zo spoedig mogelijk kenbaar aan opdrachtgever.

2. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor degelijke uitvoering nodig is om werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in overleg de overeenkomst aanpassen.

3. Annulering door de opdrachtgever van een overeenkomst is enkel schriftelijk mogelijk. Bij annulering tot 4 weken voor aanvang van de werkzaamheden evenement wordt 25% van de geoffreerde kosten in rekening gebracht; annulering binnen 4 weken voor aanvang resulteert in betaling van 50% van de overeengekomen

kosten. Wanneer is aangevangen met de werkzaamheden kent opdrachtgever een opzegtermijn van tenminste twee kalenderweken. Bij ontbinding worden de tot dan toe gemaakte kosten onmiddellijk opeisbaar. Deze regeling is tevens van toepassing op derde leveranciers.

4. Op annulering van de diensten van derde partijen, waaronder leveranciers, zijn de annuleringsvoorwaarden van die derde partijen van toepassing. Opdrachtnemer zal deze kosten doorberekenen aan opdrachtgever, bovenop de annuleringskosten van opdrachtnemer zelf.

Artikel 8 Overmacht

1. In geval van overmacht is opdrachtnemer gerechtigd de werkzaamheden te onderbreken, verplaatsen of annuleren. Van overmacht is onder meer sprake indien de uitvoering van de werkzaamheden, al dan niet tijdelijk, wordt verhinderd door omstandigheden waar opdrachtnemer redelijkerwijs geen invloed op uit kan oefenen, zoals ziekte, ongevallen of brand.

2. Indien zich een situatie als in het eerste lid van dit artikel omschreven voordoet, worden de verplichtingen van opdrachtnemer jegens opdrachtgever opgeschort zo lang opdrachtnemer niet aan haar verplichtingen kan voldoen. Indien deze situatie langer dan 30 kalenderdagen heeft geduurd, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Er ontstaat onmiddellijk een vordering op de tot dan gemaakte kosten.

Artikel 9 Aansprakelijkheid schade

1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit deze overeenkomst, tenzij de schade opzettelijk of met grove schuld is veroorzaakt.

2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.

3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadigingen van persoonlijke eigendommen van opdrachtgever en diens gasten op een evenement.

4. Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het toepassen of uitvoeren van kennis of handelingen zoals geadviseerd door opdrachtnemer.

5. Opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het controleren van de kwaliteit van de aangeleverde content.

6. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor daden en handelingen, daarmee inbegrepen vertragingen, die door leveranciers zijn veroorzaakt. In geval van derde partijen zijn de algemene voorwaarden van de desbetreffende partijen van toepassing en fungeert opdrachtnemer enkel als bemiddelaar.

7. Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gehouden voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen.

8. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle aanwezigen om gefotografeerd te worden tijdens een evenement.

9. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor fouten in aangeleverde teksten of incorrect gebruik van auteursrechtelijk beeld wanneer opdrachtgever zijn goedkeuring heeft gegeven voor de proef of hiervoor in de gelegenheid is gesteld en hier geen gebruik van heeft gemaakt. Fouten moeten in dit geval in de proef waarneembaar zijn geweest.

10. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk vor het uitvoeren van onderzoek naar het bestaan van rechten van derden. De opdrachtgever bevestigt dat alle stukken die aan opdrachtnemer worden geleverd eigendom zijn van de opdrachtgever en sluit hiermee alle aansprakelijkheid van opdrachtnemer uit.

11. In het geval dat opdrachtnemer een schadevergoeding verschuldigd is aan opdrachtgever bedraagt de schade niet meer dan het bedrag dat door de verzekering wordt uitgekeerd of door opdrachtnemer aan opdrachtgever is gefactureerd voor enkel de diensten geleverd door opdrachtnemer zelf.

12. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de door opdrachtnemer geleverde diensten en goederen.

Artikel 10 Intellectueel eigendom

1. De intellectuele eigendomsrechten op de door opdrachtnemer aan opdrachtgever ter beschikking gestelde materialen, goederen en advies voor en tijdens een evenement berusten bij opdrachtnemer. Het is opdrachtgever nadrukkelijk niet toegestaan het materiaal en media te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden beschikbaar te stellen zonder voorafgaande toestemming. Indien stylingsmaterialen, ter beschikking gesteld door opdrachtnemer, niet volledig of beschadigd worden geretourneerd dient opdrachtgever de nieuwwaarde te vergoeden aan opdrachtnemer.

2. Opdrachtgever komt een onbeperkt publicatierecht toe voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken die door opdrachtnemer voor opdrachtgever zijn gemaakt na volledige betaling. Opdrachtgever is niet gerechtigd het aangeleverd materiaal te gebruiken voor andere doeleinden dan overeengekomen. Aangeleverde content mag tevens niet door derden worden gebruikt.

3. Elke handeling in strijd met het in dit artikel gestelde wordt gezien als inbreuk op het auteursrecht.

4. Bij inbreuk komt opdrachtnemer een vergoeding toe ter hoogte van tenminste driemaal de door opdrachtnemer gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding voor een dergelijke vorm van gebruik, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overige geleden schade.

5. Opdrachtnemer blijft eigenaar van de content, tenzij anders is vermeld. Opdrachtgever komt enkel een gebruiksrecht toe.

6. Met het aangaan van de overeenkomst geeft opdrachtgever opdrachtnemer toestemming het beeldmateriaal te gebruiken voor advertenties, social media, tijdschriftartikelen, drukwerk, beursmateriaal en demonstratiemateriaal, tenzij uitdrukkelijk bezwaar gemaakt.

Artikel 11 Bijzondere bepalingen

1. Beide partijen zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst hebben verkregen. Opdrachtgever wordt voor meer informatie verwezen naar de privacyverklaring.

Artikel 12 Klachten

1. Opdrachtgever is verplicht om klachten direct kenbaar te maken aan de opdrachtnemer.

2. Indien van een gebrek later melding wordt gemaakt, kan de situatie niet meer worden verbeterd en zal in overleg enkel worden gezocht naar een situatie ter compensatie indien dit mogelijk is.

Artikel 13 Geschilbeslechting

1. Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen zullen enkel een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

3. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer is gevestigd.

4. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens de opdrachtnemer en betrokken derden 12 maanden.